○盛岡北部行政事務組合文書規程

(平成19年10月29日訓令第6号)

改正 平成20年3月25日訓令第2号

 

目次

 第1章 総則(第1条―第7条)

 第2章 文書の収受及び配布

  第1節 受領及び配布(第8条―第10条)

  第2節 文書の処理(第11条―第16条)

 第3章 文書の起案、決裁及び合議

  第1節 起案(第17条―第21条)

  第2節 決裁及び合議(第22条―第26条)

 第4章 浄書及び発送(第27条―第32条)

 第5章 公文方式(第33条―第38条)

 第6章 整理、保管及び保存(第39条―第49条)

 附則

   第1章 総則

 (趣旨)

第1条 この規程は、管理者部局における文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。

 (定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した書類、図面及び電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

 (処理の原則)

第3条 文書は、正確、迅速に取り扱い、組合の事務が円滑、適正かつ効率的に行われるよう処理しなければならない。

 (文書記述の原則)

第4条 文書を作成するときは、文字を明確に書き、常用漢字表(昭和56年内閣告示第1号)、現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)及び送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)により平易簡明な口語体にしなければならない。

 文書の書き方は、左横書きとし、具体的な事項については、別に定める。ただし、次に掲げるものにあっては、この限りでない。

(1) 法令により様式を縦書きと定められているもの

(2) 祝辞、弔辞その他これらに類するもの

(3) その他事務局長が縦書きを必要と認めたもの

 (秘密保持の原則)

第5条 秘密文書は、特に細密な注意を払って取り扱い、部外の者又は当事者以外の者の目に触れる箇所に放置してはならない。

 (文書取扱主任)

第6条 事務局及び出納室に文書取扱主任各1人を置き、必要に応じて、文書取扱副主任各1人を置くことができる。

 文書取扱主任又は文書取扱副主任は、事務局長又は出納室長がその所属職員のうちから指名する。

 文書取扱主任は、事務局及び出納室における次に掲げる事項を処理しなければならない。

(1) 回議案で公布若しくは公表を要するもの又は通知を要するもの(秘密に属するもの、定例に属するもの、軽易なものその他審査を要しないと認められるもの又は審査を行うことが不適当と認められるものを除く。)の審査

(2) 配布を受けた文書の受領

(3) 文書の整理及び保管

(4) その他文書の処理に関し必要な事項

 (文書事務の調査及び指導)

第7条 事務局長は、事務局の文書事務を調査し、及び必要な指導を行うことができる。

   第2章 文書の収受及び配布

    第1節 受領及び配布

 (受領及び配布)

第8条 組合に到達した文書及び物品(以下「文書等」という。)は、総務班において、次に定めるところにより配布しなければならない。

(1)文書等(次号から第4号までに規定するものを除く。)は、封皮等のあて先へ配布すること。

(2) 親展その他開封すべきでないと認める文書等は、管理者及び副管理者あてのものについては事務局長に、その他のものについては名あて人に配布すること。

(3) 不服申立書、訴訟書、選挙関係書、入札書、債権差押通知書、債権譲渡通知書、登録申請書、嘱託書、申告書等で収受の日時がその効力に影響を及ぼす文書は、その欄外に到達日時を記入して取扱者が認印し、かつ、封皮のあるものは、これを添えてあて先へ配布すること。

(4) 金券、現金、有価証券及び書留郵便物(現金書留、引受時刻証明、配達証明、内容証明及び特別送達の取扱いを含む。以下同じ。)は、書留、金品処理簿(様式第1号)に所要事項を記入したのち、あて先に配布し、受領印を徴すること。

(5) 2以上の班等(出納室を含む。以下同じ。)の所管にわたる文書は、その関係の最も多い班等に配布すること。

 (執務時間外の文書等の処理)

第9条 当直員は、当直勤務中に送達された文書等を受領したときは、急を要すると認められる内容のものは名あて人に配布し、又は電話等によりその内容を伝えて処理の指示を受けるものとし、その他急を要しないものは翌日事務局長に引き継がなければならない。ただし、書留郵便物は、それぞれ書留、金品処理簿に記入し、引き継がなければならない。

 (郵便料金の未納又は不足の文書等の処理)

第10条 郵便料金の未納又は不足の文書等が到達したときは、発信者が官公庁であるとき、又は公務に関し特に必要と認められるときに限り、その未納又は不足の料金を納付して受領することができる。

    第2節 文書の処理

 (文書等の処理)

第11条 総務班から配布を受けた文書及び各班等で直接受領した文書は、開封のうえ、文書収発簿(様式第2号)に所要事項を記載し、文書の下部余白に収受日付印(様式第3号)を押して収受しなければならない。ただし、請求書、資料その他軽易な文書については、文書収発簿への記載を省略することができる。

 (口頭又は電話の処理)

第12条 口頭又は電話で受けた重要な事項は、その要旨を電話(口頭)受付簿(様式第4号)に記載して収受した文書と同様に処理しなければならない。

 (配布を受けた文書の取扱い)

第13条 文書取扱主任は、前2条の規定による処理を終えた文書を速やかに所属長に回付しなければならない。ただし、軽易又は定例的なものその他回付を要しないと認められるものについては、直接担当の班長に配布することができる。

 所属長は、前項の規定により回付を受けたときは、速やかにこれを検閲し、自ら処理するもののほか、文書に指示事項及び処理予定年月日を記入して、担当の班長に配布しなければならない。

 各班長は、前項の規定により文書の配布を受けたときは、自ら処理するもののほか、当該文書を担当者に配布するとともに、常に文書の処理の進行管理を図らなければならない。

 各所属長は、第1項の規定により回付された文書で重要又は異例に属するものについては、速やかに上司の閲覧に供し、その処理について指示を受けなければならない。

 (所管に属さない文書の取扱い)

第14条 各班長は、配布を受けた文書が当該班等の所管に属さないものであると認めるときは、配布先についての意見を付して総務班に返付しなければならない。

 (例規文書の処理)

第15条 中央官庁からの通達等で、例規となる文書は、その欄外に「例規」の表示を朱書して処理のうえ、必要のあるものは、その写しを関係する各班等に配布しなければならない。

 (秘密扱い不要文書の取扱い)

第16条 第8条第2号の規定により配布を受けた親展文書のうち、秘密の取扱いを要しない文書は、総務班に回付しなければならない。

   第3章 文書の起案、決裁及び合議

    第1節 起案

 (起案)

第17条 起案は、次条から第21条までに規定する場合を除き、回議用紙(様式第5号。一般文書の接続紙にあっては様式第6号)を用い、簡明な標題を付けたのち、必要のあるものは、文案の前に起案の理由を伺として記載し、文案の後に準拠法令の条文、参考書類及び予算関係等必要な事項を摘記し、又は添付しなければならない。

 回議案には、関係書類を順序よく添付して、事案の経過を知りやすいようにしなければならない。

 回議案について、重要な事項を訂正し、又は添削したときは、その箇所に認印しなければならない。

 電報の回議案は、特に簡明を旨とし、本文及びあて先のわきには電文を仮名で朱書しなければならない。この場合において、約字又は符号のあるものについては、原則としてこれを用いるものとする。

 (余白及び帳簿処理)

第18条 内容の軽易なもの又は所定の様式のあるものについては、文書の余白又は一定の帳簿を設けて起案することができる。

 (例文処理)

第19条 同一の文案で処理することができるものについては、これを最初の回議案で「例文」として決裁を受け、前条の取扱いをすることができる。

 (符せん用紙処理)

第20条 軽易な照復又は連絡で、その文書を残す必要のないもの及び文書の不備、違式又は差出人の申出によって返付するものは、符せん用紙(様式第7号)を用いて処理することができる。

 (電子メールによる処理)

第21条 軽易な事件の連絡等は、前条に規定する処理のほかに、電子メールを使用して処理することができる。

    第2節 決裁及び合議

 (決裁)

第22条 回議案は、盛岡北部行政事務組合処務規程(昭和63年盛岡北部行政事務組合訓令第1号)により決裁を受けなければならない。

 前項の場合において、代決した事項については、代決者はその回議案に「要後閲」と朱書し、上司の登庁後、直ちに承認を受けなければならない。ただし、軽易なもの又は定例に属するものについては、この限りでない。

 (秘密及び急を要する決裁)

第23条 回議案で急を要するものは、回議の上端に赤紙をはりつけ、秘密を要する文書は、回議案を大型封筒に収め、その封皮に「秘」と朱書しなければならない。

 回議案で、特に急を要するもの又は秘密を要するもの若しくは重要なものは、その内容について十分説明のできる者が持ち回りして決裁を受けなければならない。

 緊急差し置き難い事案で、定例の手続をしなければならないときは、電話又は口頭等便宜な方法で承認を受け、処理ののち、定例の手続をしなければならない。

 (特殊取扱いの表示)

第24条 回議案で期限のあるものは「その期日」を、内容の重要なものは「重要」、秘密に関するものは「秘」、例規に属するものは「例規」、法規審査委員会に付議するものは「要法規審査」と回議用紙の内容欄(以下「内容欄」という。)に朱書しなければならない。

 回議案で施行上特殊取扱いを要するものは「電報」、「親展」、「速達」、「書留」等その要領を内容欄に朱書しなければならない。

 (回議案の合議)

第25条 回議案で事務局及び出納室相互に関係のあるものは、主管する組織の長の決裁前に、関係する組織の長(以下「関係組織の長」という。)に合議しなければならない。ただし、あらかじめ、関係組織の長と協議し、又は文書の写しを送付して意見を求めて、意見の調整ができた場合は、この限りでない。

 前項の規定による合議を受けた関係所属長は、特別の事情があるものを除き、速やかに同意又は不同意を決しなければならない。

 前項の場合において、その意見を異にするときは、関係所属長は協議し、その協議が整わないときは、上司の指示を受けなければならない。

 合議を経た案を改めようとするとき、又は廃案にしようとするときは、更に合議しなければならない。ただし、軽易な事項は、連絡のうえ、同意を得て処理することができる。

 (決裁後の処理)

第26条 決裁を完了した回議案(以下「原議」という。)には、決裁完了後、直ちに決裁の年月日を記載しておかなければならない。

 決裁が起案の趣旨と異なるときは、合議者にその旨を連絡しなければならない。

 前2項の手続を経たもので、施行を要するものは、直ちにその手続をしなければならない。

   第4章 浄書及び発送

 (浄書)

第27条 文書の浄書は、当該文書を所管する班等において行わなければならない。

 (発送文書等の回付及び発送)

第28条 郵便で発送しようとする文書等は、班等で封入又は包装をし、あて先を記載のうえ、事務局長が指定する時刻までに総務班に回付しなければならない。ただし、定期刊行物、小荷物等特殊な物品は、班等において発送することができる。

 郵便の発送は、原則として料金後納扱いとする。

 (発送日)

第29条 文書は、決裁後、直ちに発送しなければならない。

 発送の方法は、郵送又は使送とする。ただし、電報は、託送電報とすることができる。

 (通信回線の利用による発送)

第30条 前条第2項の規定にかかわらず、次に掲げる文書以外の文書の発送は、組合の所管する送受信装置から通信回線を利用して送信することにより行うことができる。

(1) 第37条第1項の規定により公印を押印する文書

(2) 秘密の取扱いを要する文書

(3) 組合の機関以外の機関等に送信する文書で通信回線を利用して発送することについて相手方の同意が得られないもの

2 前項の規定により通信回線を利用して発送するときは、その旨を決裁文書に記載しなければならない。

 (合封発送)

第31条 事務局長は、県庁その他あての郵便物で緊急を要しない第1種郵便物を受理したときは、合封して発送しなければならない。

 (文書の再発行)

第32条 施行した文書について、同一のものを再発行する必要があるときは、内容欄にその旨を記載して所属長の承認を受けなければならない。

 文書を再発行するときは、必要に応じ、当該文書の右上部余白に「再発行」の表示をするものとする。

   第5章 公文方式

 (公文書の種類)

第33条 公文書は、令達文書及び一般文書とし、令達文書以外の文書を一般文書とする。

 (令達の種類)

第34条 令達文書の種類は、次のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定によるもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定によるもの

(3) 告示 法令の規定等で公示が義務づけられているもの又は公表を要する行政処分若しくは規程等を公示するもの

(4) 公告 公示するもので告示以外のもの

(5) 訓令 所属事務処理機関に対して指示命令するもの

(6) 達 特定の個人又は団体に対し、特定の事項を指示命令するもの

(7) 指令 所属官公所又は個人若しくは団体の申請、願い又は伺に対して指示命令するもの

 (文書の記号及び番号)

第35条 文書には、次により記号及び番号を付けなければならない。ただし、法令に記号及び番号について特に規定されているもの、許可証、認可証、辞令、表彰状、副申書、書簡文等並びに慣例により記号及び番号を必要としないものは、この限りでない。

(1) 前条第1号から第3号まで及び第5号に掲げる令達文書については組合名と令達の種類に、総務班に備え付ける令達番号簿(様式第8号)により番号を付けること。

(2) 公告、達又は指令については、組合名及び公告、達又は指令並びに総務班に備え付ける指令番号簿(様式第9号)により番号を付けること。

(3) 一般文書については、「盛北行」の記号と文書収発簿(様式第2号)により番号を付けること。この場合において、軽易な事案に属する文書には、番号を付けないで、号外として処理することができる。

(4) 文書の番号は、会計年度(第1号に規定するものにあっては、暦年)間を通ずる連続の番号を用いること。ただし、同一事案に係るものについては、当該年度内に限り、同一番号を用いることができる。

 (文書の差出名)

第36条 文書は、管理者名を用いなければならない。ただし、委任された事項及び軽易なものについては、組合名、副管理者名、事務局長名、会計管理者名及び出納室長名を用いることができる。

 (公印の使用)

第37条 文書には、公印を押さなければならない。ただし、軽易な文書又は所属機関に対するものは、この限りでない。

 契約又は登記関係の文書で書類の枚数が2枚以上にわたるものは、その両面にかけて、割印を押さなければならない。ただし、袋とじをした文書については、のり付けの箇所に割印を押さなければならない。

 (文書の日付)

第38条 文書の日付は、施行の日とする。ただし、特に期日に指定のあるものについては、この限りでない。

   第6章 整理、保管及び保存

 (文書の整理及び保管)

第39条 完結した文書(以下「完結文書」という。)は、第42条の規定による文書分類表により分類しなければならない。

 完結文書は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算して1年間事務局において保管するものとする。

 未完結の文書は、回議中に属するもののほか、事務局又は出納室において、キッビネットの懸案簿冊ファイルに整理し、常に所在を明らかにしておかなければならない。

 (完結文書の引継ぎ)

第40条 前条第2項に規定する保管期間を経過した完結文書は、事務局長が指定する日に事務局長に引き継がなければならない。

 前項の規定により事務局長に引き継ぐ完結文書は、事務局又は出納室において第44条の規定による製本を行わなければならない。

 第1項の規定により完結文書を引き継ぐときは、所管課等において保存文書引継書(様式第10号)を1通、引継ぎをする完結文書に添付しなければならない。

 事務局長は、第1項の規定による引継ぎを受けるときは、完結文書と文書保存票とを照合しなければならない。

 (文書の保存)

第41条 事務局長は、前条の規定により引継ぎを受けた完結文書(以下「保存文書」という。)を文書保存庫に保存しなければならない。

 (整理、保管及び保存の分類)

第42条 文書の整理、保管及び保存の分類は、事務局長が定める文書分類表によらなければならない。

 (保存年限)

第43条 文書の保存年限は、別表のとおりとする。

 前項の保存年限は、会計年度によるものにあっては文書の完結の日の属する会計年度の翌会計年度の初日から、暦年によるものにあっては文書の完結した日の属する年の翌年の初日から、それぞれ起算するものとする。

 (製本の要領)

第44条 文書の製本要領は、次のとおりとする。

(1) 文書は、会計年度(会計年度により難いものにあっては、暦年)により製本すること。この場合において、1冊の厚さは、1.5センチメートル以上8センチメートルまでとし、8センチメートルを超えるものについては、適宜分冊するものとする。

(2) 同一種類の文書で、数箇年にわたり完結するものは最終年度の文書に、数種類に関連するものはその関係の最も深い種類に合冊すること。ただし、継続事業又は1事業で多数の文書があるものについては、1件書類として製本することができる。

(3) 絵、図画、写真、ひな形等で文書とともに製本でき難いものは、別に袋若しくは封筒に収容し、又は結束して文書との関係を記載すること。

(4) 5年以上保存を要する文書には、整理番号を付し、索引目次(様式第11号)を添付すること。

(5) 文書の製本は、背表紙(様式第12号)を付し、別表に基づき文書の種類ごとに色別区分し、文書所要事項を表示すること。

 (保存文書の管理)

第45条 事務局長は、次の事項に留意して、保存文書を管理しなければならない。

(1) 保存文書は、文書保存庫に分類整理しておくこと。

(2) 保存文書は、適時消毒をすること。

(3) 文書保存庫内においては、喫煙その他一切の火気を使用しないこと。

(4) 文書保存庫には施錠しておくこと。

(5) 保存文書の管理に従事する職員以外の者を文書保存庫内に立ち入らせないこと。ただし、事務局長の承認を得た者については、この限りでない。

 (庁外搬出の制限)

第46条 保存文書を庁外に搬出させてはならない。ただし、官公庁その他から借覧の請求があった場合で事務局長が特に必要と認めたときは、この限りでない。

 (文書の借覧)

第47条 職員は、保存文書を借覧しようとするときは、所属長の承認を得て保存文書借覧票(様式第13号)に所要事項を記入して事務局長に提出しなければならない。

 前項によって借覧した文書について、借覧者は、次の事項を守らなければならない。

(1) 文書借覧期間は、出庫の日から10日以内とし、10日を超えてなお借覧の必要があるときは、事務局長の承認を受けること。

(2) 借覧者以外の者に貸与しないこと。

(3) 抜取り、取替え又は訂正しないこと。

(4) 庁外に搬出しないこと。

(5) 過失により、破損し、又は紛失したときは、速やかに事務局長に報告し、その指示を受けること。

 (文書の廃棄)

第48条 所属長は、保管又は保存を必要としない文書を廃棄するものとする。

 事務局長は、保存年限を経過した保存文書を、所属長に合議のうえ、廃棄するものとする。

 事務局長は、保存年限を経過しない保存文書であっても、保存の必要がないと認められるものは、所属長に合議のうえ、廃棄するものとする。

 事務局長は、前2項の規定により保存文書を廃棄しようとするときは、その旨を文書保存票に表示しなければならない。

 事務局長及び所属長は、廃棄する文書のうち、他に漏れて支障のあるもの又は印影を悪用されるおそれのあるものについては、消除、裁断、焼却等の処理をしなければならない。

 (その他)

第49条 この規程に定めるもののほか、必要な事項は、別に定める。

   附 則

 (施行期日)

 この訓令は、平成19年11月1日から施行する。

 (経過措置)

 この訓令の施行の日の前日までになされた手続その他の行為は、それぞれこの訓令の相当規定によりなされたものとみなす。

   附 則(平成20年3月25日訓令第2号)

 この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

 

別表(第43条関係)

 保存年限

 文書の種別、保存年限及び様式第13号に係る保存年限表示色は次のとおりとする。

(1) 第1種 永久保存 赤色

(2) 第2種 10年保存 青色

(3) 第3種 5年保存 緑色

(4) 第4種 3年保存 黄色

(5) 第5種 1年保存 灰色

 第1種に属する文書

(1) 条例、規則その他の規程の制定改廃に関する重要書類

(2) 国又は県からの令達・指令文書及びこれに関する書類

(3) 国又は県への上申、報告及び他の官庁との往復文書で将来例証となる書類

(4) 組合議会提出議案(報告書を含む。)及び歳入歳出決算書その他組合議会議決報告書並びに組合議会に関する重要書類

(5) 官公署、個人等の諸願、伺、上申、報告、指揮命令、通知、契約等に関する重要書類

(6) 予算、決算に関する重要書類

(7) ほう章、表彰等に関する書類

(8) 儀礼、式典、渉外に関する重要書類

(9) 訴願、訴訟、異議申立、調停、和解、許認可等に関する重要書類

(10) 財産、営造物その他物件の使用貸借等の契約に関する書類

(11) 決算を終わった工事設計書、工事復命書及び検査復命書

(12) 組合の沿革及び廃置分合等に関する書類

(13) 公の施設等の設置、廃止及び主要な財産の取得管理処分に関する重要書類

(14) 職員の任免、賞罰その他職員の身分等に関する書類

(15) 組合史の資料となる書類その他重要な統計書類

(16) 組合債及び補助に関する重要書類

(17) 国、県、組合が行った統計調査の重要な図書等

(18) 行政方針、総合計画、特別計画その他重要な計画、調査等に関する書類

(19) 印鑑に関する書類

(20) 事務引継ぎに関する書類

(21) 重要な各種台帳及び関係図面類

(22) 文書保存台帳

(23) 組合広報

(24) 前号のほか、将来の徴考、例証となるべき重要な書類

(25) その他10年を超えて保存の必要な書類

 第2種に属する文書

(1) 法令に従い処理したもので、永久保存の必要のない書類

(2) 組合議会に関するもので、永久保存の必要のない書類

(3) 予算に関する書類で、永久保存の必要のない書類

(4) 会計に関する帳簿及び収入、支払に関する書類

(5) 公課に関する書類

(6) 監督官公署に対する申請、上申、報告及びその指令に関するもので永久保存の必要のない書類

(7) 歳入歳出予算書類

(8) 通知、照会、回答、証明等で10年保存を必要と認める書類

(9) 統計書その他の図書で、10年保存を必要と認めるもの

(10) 文書受付簿、公示登録等

(11) 前各号のほか、10年保存を適当と認める書類

 第3種に属する文書

(1) 調査を終了した諸報告及び統計資料

(2) 台帳登録を終了した諸通知、申請書類

(3) 報告書、復命書、日誌等の書類

(4) 出勤簿、出張命令書その他給与人事に関する第1種及び第2種に属さない書類

(5) 前各号のほか、5年保存の必要があると認める書類

 第4種に属する文書

(1) 一時の処理に属する願、届書、通知書等で3年保存を必要とする文書

(2) 前号に掲げるもののほか、3年保存の必要があると認める文書

 第5種に属する文書は、第1種、第2種、第3種及び第4種のいずれにも属しない文書

 

様式第1号(第8条関係) 書留、金品処理簿 

様式第2号(第11条、第35条関係) 文書収発簿 

様式第3号(第11条関係) 収受日付印 

様式第4号(第12条関係) 電話(口頭)受付簿 

様式第5号(第17条関係) 回議用紙 

様式第6号(第17条関係) 回議用紙接続紙 

様式第7号(第20条関係) 付せん用紙 

様式第8号(第35条関係) 令達番号簿 

様式第9号(第35条関係) 指令番号簿 

様式第10号(第40条関係) 保存文書引継簿 

様式第11号(第44条関係) 索引目次 

様式第12号(第44条関係) 背表紙 

様式第13号(第47条関係) 保存文書借覧票