〇盛岡北部行政事務組合議会の個人情報の保護に関する条例施行規程

(令和５年７月10日訓令第１号)

（趣旨）

第１条　この規程は、盛岡北部行政事務組合議会の個人情報の保護に関する条例（令和５年盛岡北部行政事務組合条例第８号。以下「条例」という。）の施行に関し必要な事項を定めるものとする。

（用語）

第２条　この規程において使用する用語は、条例において使用する用語の例による。

（個人識別符号）

第３条　条例第２条第２項の議長が定める文字、番号、記号その他の符号は、次に掲げるものとする。

(１)　次に掲げる身体の特徴のいずれかを特定の個人を識別することができる水準が確保されるよう、適切な範囲を適切な手法により電子計算機の用に供するために変換した文字、番号、記号その他の符号
ア　細胞から採取されたデオキシリボ核酸（別名ＤＮＡ）を構成する塩基の配列

イ　顔の骨格及び皮膚の色並びに目、鼻、口その他の顔の部位の位置及び形状によって定まる容貌

ウ　虹彩の表面の起伏により形成される線状の模様

エ　発声の際の声帯の振動、声門の開閉並びに声道の形状及びその変化

オ　歩行の際の姿勢及び両腕の動作、歩幅その他の歩行の態様

カ　手のひら又は手の甲若しくは指の皮下の静脈の分岐及び端点によって定まるその静脈の形状

キ　指紋又は掌紋
(２)　健康保険法（大正11年法律第70号）第３条第11項に規定する保険者番号及び同条第12項に規定する被保険者等記号・番号
(３)　船員保険法（昭和14年法律第73号）第２条第10項に規定する保険者番号及び同条第11項に規定する被保険者等記号・番号
(４)　旅券法（昭和26年法律第267号）第６条第１項第１号の旅券の番号
(５)　出入国管理及び難民認定法（昭和26年政令第319号）第２条第５号に規定する旅券（日本国政府の発行したものを除く。）の番号及び同法第19条の４第１項第５号の在留カードの番号
(６)　私立学校教職員共済法（昭和28年法律第245号）第45条第１項に規定する保険者番号及び加入者等記号・番号
(７)　国家公務員共済組合法（昭和33年法律第128号）第112条の２第１項に規定する保険者番号及び組合員等記号・番号
(８)　国民健康保険法（昭和33年法律第192号）第111条の２第１項に規定する保険者番号及び被保険者記号・番号
(９)　国民年金法（昭和34年法律第141号）第14条に規定する基礎年金番号
(10)　道路交通法（昭和35年法律第105号）第93条第１項第１号の免許証の番号
(11)　地方公務員等共済組合法（昭和37年法律第152号）第144条の24の２第１項に規定する保険者番号及び組合員等記号・番号
(12)　住民基本台帳法(昭和42年法律第81号)第７条第13号に規定する住民票コード
(13)　雇用保険法施行規則（昭和50年労働省令第３号）第10条第１項の雇用保険被保険者証の被保険者番号
(14)　高齢者の医療の確保に関する法律（昭和57年法律第80号）第161条の２第１項に規定する保険者番号及び被保険者番号
(15)　日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法（平成３年法律第71号）第８条第１項第３号の特別永住者証明書の番号
(16)　介護保険法（平成９年法律第123号）第12条第３項の被保険者証の番号及び保険者番号
(17)　行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律（平成25年法律第27号）第２条第５項に規定する個人番号

（要配慮個人情報）

第４条　条例第２条第３項の議長が定める記述等は、次に掲げる事項のいずれかを内容とする記述等（本人の病歴又は犯罪の経歴に該当するものを除く。）とする。

(１)　次に掲げる身体障害、知的障害、精神障害（発達障害を含む。）その他の心身の機能の障害があること。
ア　身体障害者福祉法（昭和24年法律第283号）別表に掲げる身体上の障害

イ　知的障害者福祉法（昭和35年法律第37号）にいう知的障害

ウ　精神保健及び精神障害者福祉に関する法律（昭和25年法律第123号）にいう精神障害（発達障害者支援法（平成16年法律第167号）第２条第１項に規定する発達障害を含み、イに掲げるものを除く。）

エ　治療方法が確立していない疾病その他の特殊の疾病であって障害者の日常生活及び社会生活を総合的に支援するための法律（平成17年法律第123号）第４条第１項の政令で定めるものによる障害の程度が同項の厚生労働大臣が定める程度であるもの
(２)　本人に対して医師その他医療に関連する職務に従事する者（次号において「医師等」という。）により行われた疾病の予防及び早期発見のための健康診断その他の検査（同号において「健康診断等」という。）の結果
(３)　健康診断等の結果に基づき、又は疾病、負傷その他の心身の変化を理由として、本人に対して医師等により心身の状態の改善のための指導又は診療若しくは調剤が行われたこと。
(４)　本人を被疑者又は被告人として、逮捕、捜索、差押え、勾留、公訴の提起その他の刑事事件に関する手続が行われたこと。
(５)　本人を少年法（昭和23年法律第168号）第３条第１項に規定する少年又はその疑いのある者として、調査、観護の措置、審判、保護処分その他の少年の保護事件に関する手続が行われたこと。

（個人の権利利益を害するおそれが大きいもの）

第５条　条例第11条の個人の権利利益を害するおそれが大きいものとして議長が定めるものは、次の各号のいずれかに該当するものとする。

(１)　要配慮個人情報が含まれる保有個人情報（高度な暗号化その他の個人の権利利益を保護するために必要な措置を講じたものを除く。以下この条において同じ。）の漏えい、滅失若しくは毀損（以下この条において「漏えい等」という。）が発生し、又は発生したおそれがある事態
(２)　不正に利用されることにより財産的被害が生じるおそれがある保有個人情報の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態
(３)　不正の目的をもって行われたおそれがある保有個人情報の漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態
(４)　保有個人情報に係る本人の数が100人を超える漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある事態

２　議長は、条例第11条本文の規定による通知をする場合には、前項各号に定める事態を知った後、当該事態の状況に応じて速やかに、当該本人の権利利益を保護するために必要な範囲において、次に定める事項を通知しなければならない。

(１)　概要
(２)　漏えい等が発生し、又は発生したおそれがある保有個人情報の項目
(３)　原因
(４)　二次被害又はそのおそれの有無及びその内容
(５)　その他参考となる事項

（電磁的方法）

第６条　条例第15条第４項に規定する電磁的方法は、次に掲げる方法とする。

(１)　電話番号を送受信のために用いて電磁的記録を相手方の使用に係る携帯して使用する通信端末機器に送信する方法（他人に委託して行う場合を含む。）
(２)　電子メールを送信する方法（他人に委託して行う場合を含む。）
(３)　前号に定めるもののほか、その受信をする者を特定して情報を伝達するために用いられる電気通信（電気通信事業法（昭和59年法律第86号）第２条第１号に規定する電気通信をいう。）を送信する方法（他人に委託して行う場合を含む。）

（匿名加工情報の安全管理措置の基準）

第７条　条例第16条第２項の議長が定める基準は、次のとおりとする。

(１)　匿名加工情報を取り扱う者の権限及び責任を明確に定めること。
(２)　匿名加工情報を適切に取り扱うとともに、その取扱いの状況について評価を行い、その結果に基づき改善を図るために必要な措置を講ずること。
(３)　匿名加工情報を取り扱う正当な権限を有しない者による匿名加工情報の取扱いを防止するために必要かつ適切な措置を講ずること。

（個人情報ファイル簿の作成及び公表）

第８条　議長は、個人情報ファイル（条例第17条第２項各号に掲げるもの及び同条第３項の規定により個人情報ファイル簿に掲載しないものを除く。次項及び第４項において同じ。）を保有するに至ったときは、直ちに、個人情報ファイル簿を作成しなければならない。

２　個人情報ファイル簿は、議会が保有している個人情報ファイルを通じて一の帳簿とする。

３　議長は、個人情報ファイル簿に記載すべき事項に変更があったときは、直ちに、当該個人情報ファイル簿を修正しなければならない。

４　議長は、個人情報ファイル簿に掲載した個人情報ファイルの保有をやめたとき、又はその個人情報ファイルが条例第17条第２項第１号カに該当するに至ったときは、遅滞なく、当該個人情報ファイルについての記載を消除しなければならない。

５　議長は、個人情報ファイル簿を作成したときは、遅滞なく、これを事務所に備えて置き、一般の閲覧に供するとともに、インターネットの利用その他の情報通信の技術を利用する方法により公表しなければならない。

６　条例第17条第１項の議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。

(１)　条例第２条第５項第１号に係る個人情報ファイル又は同項第２号に係る個人情報ファイルの別
(２)　条例第２条第５項第１号に係る個人情報ファイルについて、第９項に規定する個人情報ファイルがあるときは、その旨

７　条例第17条第２項第１号カの議長が定める数は、1,000人とする。

８　条例第17条第２項第１号キの議長が定める個人情報ファイルは、次に掲げる個人情報ファイルとする。

(１)　次に掲げる者に係る個人情報ファイルであって、専らその人事、給与又は報酬、福利厚生に関する事項その他これらに準ずる事項を記録するもの（アに掲げる者の採用又は選定のための試験に関する個人情報ファイルを含む。）
ア　執行機関の職員又は当該職員であった者

イ　条例第17条第２項第１号アに規定する者又はアに掲げる者の被扶養者又は遺族
(２)　条例第17条第２項第１号アに規定する者及び前号ア又はイに掲げる者を併せて記録する個人情報ファイルであって、専らその人事、議員報酬、給与又は報酬、福利厚生に関する事項その他これらに準ずる事項を記録するもの

９　条例第17条第２項第３号の議長が定める個人情報ファイルは、条例第２条第５項第２号に係る個人情報ファイルで、その利用目的及び記録範囲が条例第17条第１項の規定による公表に係る条例第２条第５項第１号に係る個人情報ファイルの利用目的及び記録範囲の範囲内であるものとする。

（開示請求書）

第９条　条例第19条第１項に規定する開示請求書は、開示請求書（様式第１号）によるものとする。

（開示請求等における本人確認手続等）

第10条　条例第19条第２項、第32条第２項又は第39条第２項の規定により提示し、又は提出しなければならない書類は、次の各号に掲げる書類のいずれかとする。

(１)　開示請求書、第19条に規定する訂正請求書又は第24条に規定する利用停止請求書（以下この条において「開示請求書等」という。）に記載されている開示請求をする者、訂正請求をする者又は利用停止請求をする者（以下この条において「開示請求者等」という。）の氏名及び住所又は居所と同一の氏名及び住所又は居所が記載されている運転免許証、健康保険の被保険者証、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律第２条第７項に規定する個人番号カード、出入国管理及び難民認定法第19条の３に規定する在留カード、日本国との平和条約に基づき日本の国籍を離脱した者等の出入国管理に関する特例法第７条第１項に規定する特別永住者証明書その他法律又はこれに基づく命令の規定により交付された書類であって、当該開示請求者等が本人であることを確認するに足りるもの
(２)　前号に掲げる書類をやむを得ない理由により提示し、又は提出することができない場合にあっては、当該開示請求者等が本人であることを確認するため議長が適当と認める書類

２　開示請求書等を議長に送付して開示請求、訂正請求又は利用停止請求（以下この項及び次項において「開示請求等」という。）をする場合には、開示請求者等は、前項の規定にかかわらず、次に掲げる書類を議長に提出すれば足りる。

(１)　前項各号に掲げる書類のいずれかを複写機により複写したもの
(２)　その者の住民票の写しその他その者が前号に掲げる書類に記載された本人であることを示すものとして議長が適当と認める書類であって、開示請求等をする日前30日以内に作成されたもの

３　条例第18条第２項、第31条第２項又は第38条第２項の規定により代理人が開示請求等をする場合には、当該代理人は、戸籍謄本、委任状その他その資格を証明する書類（開示請求等をする日前30日以内に作成されたものに限る。）を議長に提示し、又は提出しなければならない。

４　開示請求をした代理人は、当該開示請求に係る保有個人情報の開示を受ける前にその資格を喪失したときは、直ちに、書面でその旨を議長に届け出なければならない。

５　前項の規定による届出があったときは、当該開示請求は、取り下げられたものとみなす。

（開示決定等の通知）

第11条　条例第24条第１項の議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。

(１)　開示決定に係る保有個人情報について求めることができる開示の実施の方法
(２)　事務所における開示を実施することができる日、時間及び場所並びに事務所における開示の実施を求める場合にあっては、条例第28条第３項の規定による申出をする際に事務所における開示を実施することができる日のうちから事務所における開示の実施を希望する日を選択すべき旨
(３)　写しの送付の方法による保有個人情報の開示を実施する場合における準備に要する日数及び送付に要する費用
(４)　電子情報処理組織（議会の使用に係る電子計算機（入出力装置を含む。第16条第２項において同じ。）と開示を受ける者の使用に係る電子計算機とを電気通信回線で接続した電子情報処理組織をいう。同項において同じ。）を使用して保有個人情報の開示を実施する場合における準備に要する日数その他当該開示の実施に必要な事項

（開示決定通知書）

第12条　条例第24条第１項の書面は、開示決定通知書（様式第２号）とする。

２　条例第24条第２項の書面は、開示をしない旨の決定通知書（様式第３号）とする。

（開示決定等期限延長通知書）

第13条　条例第25条第２項の書面は、開示決定等期限延長通知書（様式第４号）とする。

（開示決定等期限特例延長通知書）

第14条　条例第26条第１項の書面は、開示決定等期限特例延長通知書（様式第５号）とする。

（第三者意見照会書等）

第15条　条例第27条第１項の規定による通知は、第三者意見照会書（様式第６号）により行うものとする。

２　条例第27条第２項の書面は、第三者意見照会書（様式第７号）とする。

３　条例第27条第１項又は第２項の意見書は、第三者開示決定等意見書（様式第８号）とする。

４　議長は、条例第27条第１項又は第２項の規定により、同条第１項に規定する第三者に対し、当該第三者に関する情報の内容を通知するに当たっては、開示請求に係る保有個人情報の本人の権利利益を不当に侵害しないように留意しなければならない。

５　条例第27条第１項の議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。

(１)　開示請求の年月日
(２)　意見書を提出する場合の提出先及び提出期限

６　条例第27条第２項の議長が定める事項は、次に掲げる事項とする。

(１)　前項各号に掲げる事項
(２)　条例第27条第２項各号のいずれに該当するかの別及びその理由

７　条例第27条第３項の書面は、開示決定通知を行った旨の反対意見書提出者への通知書（様式第９号）とする。

（電磁的記録の開示方法）

第16条　条例第28条第１項に規定する議長が定める方法は、次の各号に掲げる電磁的記録の種別に応じ、当該各号に掲げる方法（プログラム（電子計算機に対する指令であって、一の結果を得ることができるように組み合わされたものをいう。以下同じ。）を用いて行う必要があるものにあっては、議会が保有するプログラムにより行うことができるものに限る。）とする。

(１)　録音テープ、ビデオテープその他音声又は映像が記録された電磁的記録　当該電磁的記録を専用機器により再生したものの視聴又は複写したものの交付
(２)　前号に規定する電磁的記録以外の電磁的記録　当該電磁的記録を用紙に出力したものの閲覧又は交付

２　前項第２号の規定にかかわらず、当該電磁的記録を専用機器により再生したものの閲覧又は複写したものの交付の方法（プログラムを用いて行う必要があるものにあっては、議会が保有するプログラムにより行うことができるものに限る。）又は当該電磁的記録を電子情報処理組織を使用して開示を受ける者の使用に係る電子計算機に備えられたファイルに複写させる方法により開示することが容易であるときは、当該方法とすることができる。

３　前２項に定める方法による電磁的記録の開示にあっては、議長は、当該電磁的記録の保存に支障を生ずるおそれがあると認めるときその他正当な理由があるときは、当該電磁的記録を複写したもの又は用紙に出力したものの写しにより、これを行うことができる。

（開示の実施の方法等の申出）

第17条　条例第28条第３項の規定による申出は、次に掲げる事項を記載した書面により行わなければならない。

(１)　求める開示の実施の方法（開示決定に係る保有個人情報の部分ごとに異なる方法による開示の実施を求める場合にあっては、その旨及び当該部分ごとの開示の実施の方法）
(２)　開示決定に係る保有個人情報の一部について開示の実施を求める場合にあっては、その旨及び当該部分
(３)　事務所における開示の実施を求める場合にあっては、事務所における開示の実施を希望する日
(４)　写しの送付の方法による保有個人情報の開示の実施を求める場合にあっては、その旨

２　条例第24条第１項の規定による通知があった場合において、開示請求書に記載された事項を変更しないときは、条例第28条第３項の規定による申出は、することを要しない。

（写しの交付及び送付に要する費用）

第18条　条例第30条第２項の規定により保有個人情報の開示を受ける者が負担する写しの交付に要する費用は、次の各号に掲げる場合の区分に応じ、当該各号に定める額とする。

(１)　事務所に設置する複写機により写しを作成する場合及び事務所に設置する印刷機により用紙に出力する場合（日本産業規格Ａ列３番、Ａ列４番、Ｂ列４番又はＢ列５番の用紙を用いる場合に限る。）単色にあっては１枚につき10円、カラーにあっては１枚につき50円（日本産業規格Ａ列３番にあっては、１枚につき80円）
(２)　光ディスクその他の電磁的記録媒体により複製を作成する場合　当該複製に要する実費
(３)　その他当該電磁的記録に応じて適切な方法により開示する場合　当該開示に要する実費

２　前項に定める写しの交付に要する費用は、事務所における開示の実施にあっては納付書により、写しの送付の方法による開示の実施にあっては納付書、郵便為替又は現金書留により納付しなければならない。

３　条例第30条第２項の規定により写しの交付を送付により受ける場合における当該送付に要する費用を納める方法は、納付書又は郵便切手で納付する方法とする。

（訂正請求書）

第19条　条例第32条第１項に規定する訂正請求書は、訂正請求書（様式第10号）によるものとする。

（訂正決定通知書等）

第20条　条例第34条第１項の書面は、訂正決定通知書（様式第11号）とする。

２　条例第34条第２項の書面は、訂正をしない旨の決定通知書（様式第12号）とする。

（訂正決定等期限延長通知書）

第21条　条例第35条第２項の書面は、訂正決定等期限延長通知書（様式第13号）とする。

（訂正決定等期限特例延長通知書）

第22条　条例第36条第１項の書面は、訂正決定等期限特例延長通知書（様式第14号）とする。

（保有個人情報提供先への訂正決定通知書）